Bureautique & Outils collaboratifs, Chez Synthèses...
Une formation bureautique chez Synthèses, comment ça se passe ?
Nous avons posé la question à Christopher, en formation Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Outils collaboratifs. L’occasion pour Florence, formatrice Bureautique, d’évoquer sa méthode pédagogique.
L’interview de Christopher, stagiaire en formation bureautique
Christopher, peux-tu nous parler de ta démarche et de tes projets ?
Je suis issu d’un BEPA* Services aux Personnes. J’ai poursuivi avec un Bac pro SMR (Services en Milieu Rural) mais ça ne me plaisait pas, j’ai abandonné. Ensuite j’ai travaillé dans l’agroalimentaire en tant qu’agent de production, puis conducteur de ligne. Au bout de 11 ans, à cause d’un problème de santé, la médecine du travail m’a déclaré inapte et j’ai été licencié. En fait, je l’ai vécu comme une opportunité pour rebondir : j’avais envie d’aller vers une reconversion et ça m’a poussé à le faire.
Mon conseiller Pôle Emploi m’a alors orienté vers un bilan de compétences. Dans le cadre du dispositif Activ’ projet, le CIBC Bretagne m’a accompagné pendant 4 mois en distanciel. J’ai même obtenu une certification CléA.
Ce qui est clairement ressorti de ce bilan, c’est que le métier du secrétariat est fait pour moi ! En 3ème j’avais déjà réalisé un stage de secrétariat et c’est vrai que j’avais beaucoup aimé. Pour le secteur, je tenais à rester dans la santé : j’avais en tête mes 2 ans passés dans le sanitaire et social en BEPA.
Pour confirmer ce choix, j’ai fait pas mal d’enquêtes professionnelles et sollicité des stages. Toutes mes demandes de stages ont été refusées. J’ai persévéré, j’ai insisté, notamment auprès de l’Hôpital de Vitré. La 3ème relance a été la bonne ! Je vais donc commencer un stage d’observation de secrétaire médical au centre de santé de Vitré, juste après ma formation chez Synthèses.
Pour la suite, j’ai trouvé deux opportunités de formation au métier de secrétaire assistant médico-social de 6 mois. Au préalable, je voulais être opérationnel sur les outils numériques. J’avais quelques bases mais je savais que ce n’était pas suffisant.
Comment es-tu venu vers Synthèses ?
Je recherchais une formation en présentiel, éligible au CPF. J’ai trouvé Synthèses sur Google en tapant “formation bureautique”. Les avis en ligne ont été déterminants pour moi. J’ai fait une demande d’information via le site Internet et on m’a rapidement contacté.
Le conseiller, Nicolas, s’est intéressé à mon parcours et m’a conseillé en fonction des besoins de mon futur métier, et aussi en fonction de mon budget. Il m’a parlé de la pédagogie individualisée de Synthèses : ça m’a intéressé. Il m’a aussi expliqué la démarche sur Mon Compte Formation, qui était simple et rapide.
L’entrée en formation était possible dès la semaine suivante, ce qui a aussi été décisif car je voulais me former sur le Pack Office avant de commencer mon stage en centre de santé. J’ai apprécié par ailleurs de pouvoir faire des tests de positionnement pour mieux situer mon niveau de départ en bureautique.
Comment s’est passée ton arrivée chez Synthèses ?
Très bien ! Brigitte, la chargée d’accueil, m’a présenté les locaux et le protocole sanitaire. J’ai renseigné un document sur mes attentes et j’ai eu un échange seul à seul avec Florence, la formatrice, pour préparer mon accompagnement.
Florence m’a ensuite fait intégrer son atelier, qui comptait 4 stagiaires ce jour-là, et m’a attribué un poste de travail. On s’est installés tous les deux et elle m’a expliqué comment on allait fonctionner, à mon rythme, sur la base d’un livret de cours et d’exercices. On a démarré avec Word : elle m’a présenté le logiciel et c’était parti.
Peux-tu nous raconter comment se déroule ta formation Bureautique ?
J’ai un double écran : sur l’un je garde ouvert le livret support, sur l’autre je peux manipuler le logiciel. Florence passe du temps avec moi puis me laisse pratiquer. Elle voit ensuite les autres stagiaires. Elle est en permanence en atelier à nos côtés. Elle me demande régulièrement comment ça va, si j’ai besoin d’explications. Je l’appelle aussi dès que j’en ai besoin. Par exemple, à un moment j’étais en difficulté avec les tabulations : elle m’a tout de suite montré comment avancer.
Ce qui est bien c’est qu’on peut poser plein de questions, demander des exercices en plus… On n’est pas bridés. Jusqu’à maintenant, sur Word, Excel et PowerPoint, j’ai pu aller au-delà de ce que je pensais voir. J’apprécie aussi de pouvoir revenir en atelier sur le temps du déjeuner. C’est souple, c’est un avantage. Et tout le monde vous met à l’aise.
Que penses-tu de la méthode pédagogique de l’atelier ?
Ça me plait d’avancer à mon rythme, avec une certaine autonomie mais en me sentant vraiment accompagné de près. On peut toujours solliciter la formatrice : j’ai apprécié sa disponibilité, et aussi sa patience !
Je me sens déjà beaucoup plus à l’aise sur les logiciels de la suite Office, et je sais que je vais repartir avec du concret : les cours, les exercices… Tout me sera transmis sur une clé USB fournie par Synthèses.
Merci Christopher pour ta confiance et ta motivation, nous te souhaitons d’aller au bout de ton projet avec succès !
Merci à toute l’équipe !
La formatrice nous parle de son approche pédagogique
Une méthode personnalisée
La méthode d’apprentissage développée par Synthèses est une méthode de formation individuelle et personnalisée.
Même si au maximum, 8 personnes peuvent se trouver en formation en même temps, chacun travaille sur le logiciel dont il a besoin, et surtout chacun avance à son rythme.
Il n’y a pas deux stagiaires identiques et la façon dont chaque personne apprend est différente.
C’est pourquoi à l’arrivée d’un stagiaire, je passe un moment seule avec lui afin de comprendre ses attentes, ses éventuelles appréhensions et pour définir son parcours d’apprentissage.
En effet, même si lors de l’inscription, le niveau est estimé, par exemple Excel Initiation ou Excel Perfectionnement, cet entretien permet de déterminer si un sujet est plus important qu’un autre ou si certaines techniques sont déjà maîtrisées.
Une personne venant pour un niveau avancé peut avoir des lacunes sur certaines bases : dans ce cas je réadapte le programme. A l’inverse, un débutant aura peut-être beaucoup de facilités et nous pourrons aller au-delà du programme prévu à l’origine.
Après l’entretien d’entrée nous passons en salle de formation. Le stagiaire s’installe à son poste de travail et je passe de nouveau un moment avec lui pour lui expliquer comment on va procéder.
Il a à sa disposition un PC avec 2 écrans. Un écran pour suivre les cours et un écran pour mettre en pratique avec des exercices.
Pour apprendre, on met en pratique !
Pour maintenir l’attention des stagiaires, j’ai choisi de varier les méthodes pédagogiques en fonction des logiciels :
- Des livrets PDF sur lesquels j’ai détaillé chaque logiciel et chaque outil
- Des vidéos
En revanche, point commun de ces 2 méthodes : les exercices !
Impossible de maîtriser un logiciel sans mise en pratique. Les stagiaires sont donc constamment amenés à mettre en application les différentes notions du cours.
Je suis toujours en salle avec mes stagiaires. En cas de difficultés, de besoin d’explications approfondies, je m’installe avec eux pour les aider. Et si un stagiaire avance en toute autonomie, je passe régulièrement le voir afin de m’assurer que tout se passe bien.
Si un stagiaire souhaite approfondir un sujet, je lui mets à disposition des exercices complémentaires avec les corrigés.
A la fin de la formation, le stagiaire repart avec l’ensemble des cours et des exercices vus pendant son apprentissage.
Mon but : que les stagiaires prennent du plaisir à apprendre, et repartent avec toutes les compétences nécessaires à leur projet.
Florence